วิธีบริหารจัดการกับผลปฏิบัติงานที่ต่ำกว่ามาตรฐาน

ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ผลการทำงานต่ำอาจเป็นปัญหาใหญ่สำหรับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายบุคคล ทีมงาน หรือแผนกทั้งหมด ผลการทำงานต่ำอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน ขวัญกำลังใจ และสุดท้ายคือผลกำไร การจัดการกับผลการทำงานต่ำอย่างมีประสิทธิภาพต้องการแนวทางเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการระบุสาเหตุที่แท้จริง การดำเนินการแทรกแซงเป้าหมาย และการส่งเสริมวัฒนธรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง บทความนี้จะสำรวจกลยุทธ์ต่าง ๆ สำหรับการปรับปรุงผลการทำงานต่ำ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์และขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้สำหรับผู้นำธุรกิจและผู้จัดการ

ทำความเข้าใจอะไรทำให้ Performance ตก

ก่อนที่จะลงลึกในกลยุทธ์สำหรับการปรับปรุง เราจำเป็นต้องเข้าใจว่าผลการทำงานต่ำคืออะไรและมีลักษณะอย่างไรในบริบทขององค์กร ผลการทำงานต่ำหมายถึงสถานการณ์ที่พนักงาน ทีมงาน หรือแผนกไม่สามารถบรรลุมาตรฐานหรือเป้าหมายที่คาดหวังได้ ซึ่งอาจปรากฏในหลายลักษณะ เช่น:

1. ประสิทธิภาพการทำงานต่ำ: ผลผลิตต่ำกว่าที่คาดหวังอย่างต่อเนื่อง

2. คุณภาพงานต่ำ: งานไม่ถูกต้อง ไม่สมบูรณ์ หรืออยู่ต่ำกว่ามาตรฐานที่ต้องการ

3. ขาดความริเริ่ม: พนักงานไม่แสดงความริเริ่มในบทบาทของตน

4. ทัศนคติเชิงลบ: ทัศนคติที่เชิงลบหรือไม่ร่วมมืออย่างต่อเนื่อง

5. การขาดงานบ่อยครั้ง: พลาดงานหรือมาสายบ่อยครั้ง

การระบุสัญญาณเฉพาะของผลการทำงานต่ำเป็นขั้นตอนแรกในการจัดการปัญหา ซึ่งต้องการการติดตามและประเมินผลการทำงานของพนักงานอย่างละเอียด

การระบุสาเหตุที่แท้จริงของผลการทำงานต่ำ

การจัดการผลการทำงานต่ำอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการระบุสาเหตุที่แท้จริง อาจมีหลายเหตุผลที่ทำให้พนักงานหรือทีมงานไม่สามารถทำงานได้ตามมาตรฐาน ซึ่งรวมถึง:

1. ขาดทักษะหรือความรู้: พนักงานอาจไม่มีทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

2. การจับคู่บทบาทที่ไม่ดี: บทบาทอาจไม่สอดคล้องกับความแข็งแกร่งและความสามารถของพนักงาน

3. ทรัพยากรไม่เพียงพอ: ขาดเครื่องมือ ทรัพยากร หรือการสนับสนุนที่จำเป็น

4. ความคาดหวังไม่ชัดเจน: พนักงานอาจไม่เข้าใจสิ่งที่คาดหวังเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ดีหรือคำอธิบายงานที่คลุมเครือ

5. ปัญหาแรงจูงใจ: ขาดแรงจูงใจหรือความผูกพัน

6. ปัญหาส่วนตัว: ปัญหาส่วนตัว เช่น ปัญหาสุขภาพหรือเรื่องครอบครัว

7. สภาพแวดล้อมการทำงาน: สภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นพิษหรือไม่สนับสนุน

8. ปัญหาภาวะผู้นำ: การบริหารจัดการที่ไม่ดี

การเข้าใจสาเหตุเหล่านี้ต้องการการวิเคราะห์อย่างละเอียด ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการตรวจสอบผลการทำงาน การประชุมให้ข้อมูลย้อนกลับ และการสื่อสารที่เปิดเผย

กลยุทธ์เพื่อการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อระบุสาเหตุที่แท้จริงแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนินกลยุทธ์เพื่อจัดการและปรับปรุงผลการทำงานต่ำ นี่คือกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพหลายประการ:

1. ให้การฝึกอบรมและพัฒนา

การลงทุนในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการจัดการช่องว่างทักษะและปรับปรุงผลการทำงาน ซึ่งสามารถรวมถึง:

• การฝึกอบรมในงาน: การฝึกอบรมที่มีประโยชน์ระหว่างเวลาทำงานปกติ
• เวิร์คช็อปและสัมมนา: การฝึกอบรมที่เน้นทักษะเฉพาะ
• โปรแกรมการเรียนรู้ออนไลน์: หลักสูตรออนไลน์ที่พนักงานสามารถเรียนรู้ตามจังหวะของตนเอง
• โปรแกรมพี่เลี้ยง: จับคู่พนักงานกับเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์มากกว่าเพื่อให้คำแนะนำและสนับสนุน

การฝึกอบรมไม่เพียงแต่ปรับปรุงทักษะเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความมั่นใจและแรงจูงใจของพนักงานอีกด้วย

2. กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน

ความคาดหวังที่ชัดเจนและเจาะจงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับปรุงผลการทำงาน ผู้จัดการควร:

• กำหนดบทบาทให้ชัดเจน: ทำให้แน่ใจว่าคำอธิบายงานมีรายละเอียดและทันสมัย
• ตั้งเป้าหมายแบบ SMART: เป้าหมายควรเป็น Specific, Measurable, Achievable, Relevant, และ Time-bound
• การตรวจสอบเป็นประจำ: จัดประชุมเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าและให้ข้อมูลย้อนกลับ

ความคาดหวังที่ชัดเจนช่วยให้พนักงานเข้าใจความรับผิดชอบของตนและสิ่งที่ต้องทำเพื่อประสบความสำเร็จ

3. เพิ่มการสื่อสาร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการผลการทำงานต่ำ ผู้จัดการควร:

• ให้ข้อมูลย้อนกลับเป็นประจำ: ให้ข้อมูลย้อนกลับที่สร้างสรรค์เป็นประจำ ไม่ใช่แค่ในการทบทวนประจำปี
• ส่งเสริมการสนทนาเปิดเผย: สร้างบรรยากาศที่พนักงานรู้สึกสบายใจในการพูดถึงความท้าทายและความกังวลของตน
• ใช้ช่องทางหลากหลาย: ใช้ช่องทางการสื่อสารต่างๆ เช่น อีเมล การประชุม และการส่งข้อความด่วนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกส่งไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่ดีช่วยให้พนักงานทราบถึงปัญหาผลการทำงานของตนและเข้าใจวิธีการปรับปรุง

4. ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

สภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีสามารถส่งผลต่อผลการทำงานของพนักงานอย่างมาก กลยุทธ์ในการสร้างสถานที่ทำงานที่สนับสนุน ได้แก่:

• การยอมรับและรางวัล: ยอมรับและให้รางวัลการทำงานที่ดีเพื่อกระตุ้นพนักงาน
• สมดุลชีวิตการทำงาน: ส่งเสริมสมดุลชีวิตการทำงานที่ดีผ่านการจัดการงานที่ยืดหยุ่นและโปรแกรมสุขภาพ
• กิจกรรมสร้างทีม: จัดกิจกรรมที่ส่งเสริมความสามัคคีในทีมและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง

สภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้ดีที่สุด

5. ดำเนินแผนปรับปรุงผลการทำงาน (PIP)

สำหรับพนักงานที่มีผลการทำงานต่ำอย่างต่อเนื่อง แผนปรับปรุงผลการทำงาน (PIP) อาจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ PIP ควร

• ระบุปัญหาเฉพาะ: กำหนดปัญหาผลการทำงานที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน
• ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน: กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถบรรลุได้สำหรับพนักงาน
• ให้การสนับสนุน: เสนอทรัพยากรและการสนับสนุนเพื่อช่วยให้พนักงานปรับปรุง
• การตรวจสอบเป็นประจำ: กำหนดการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อเฝ้าดูความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น

PIP ให้วิธีการที่มีโครงสร้างในการปรับปรุงผลการทำงานและถือพนักงานรับผิดชอบ

6. จัดการปัญหาส่วนตัว

บางครั้งปัญหาส่วนตัวอาจส่งผลต่อผลการทำงานของพนักงาน ผู้จัดการควร:

• แสดงความเห็นอกเห็นใจ: เข้าใจและสนับสนุนพนักงานที่เผชิญกับความท้าทายส่วนตัว
• เสนอความยืดหยุ่น: จัดการงานที่ยืดหยุ่นหรือเวลาหยุดงานตามความจำเป็น
• ให้ทรัพยากร: ชี้นำพนักงานไปยังทรัพยากรที่มีอยู่ เช่น บริการให้คำปรึกษาหรือโปรแกรมช่วยเหลือพนักงาน

การสนับสนุนพนักงานในช่วงที่มีปัญหาส่วนตัวสามารถช่วยให้พวกเขาฟื้นคืนสมาธิและปรับปรุงผลการทำงานได้

7. ปรับปรุงการปฏิบัติผู้นำ

การนำอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผลการทำงานที่ดี ผู้นำควร:

• เป็นตัวอย่างที่ดี: แสดงพฤติกรรมและจรรยาบรรณการทำงานที่คาดหวังจากพนักงาน
• ให้แนวทาง: เสนอแนวทางและสนับสนุนที่ชัดเจนเพื่อช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายของตน
• พัฒนาทักษะผู้นำ: ปรับปรุงทักษะผู้นำอย่างต่อเนื่องผ่านการฝึกอบรมและพัฒนา

การนำที่ดีส่งเสริมวัฒนธรรมของการรับผิดชอบและผลการทำงานที่สูง

การติดตามและรักษาการปรับปรุง

การปรับปรุงผลการทำงานไม่ใช่ความพยายามครั้งเดียว ต้องการการติดตามและสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง กลยุทธ์ในการรักษาการปรับปรุง ได้แก่:

1. การทบทวนผลการทำงานเป็นประจำ: ดำเนินการทบทวนผลการทำงานเป็นประจำเพื่อประเมินความคืบหน้าและให้ข้อมูลย้อนกลับ

2.การฝึกอบรมต่อเนื่อง: เสนอการฝึกอบรมและโอกาสในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ทักษะทันสมัย

3. การมีส่วนร่วมของพนักงาน: มีส่วนร่วมของพนักงานผ่านการสำรวจ การประชุมให้ข้อมูลย้อนกลับ และการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

4. ปรับเป้าหมายและกลยุทธ์: ทบทวนและปรับเป้าหมายและกลยุทธ์อย่างต่อเนื่องตามข้อมูลผลการทำงานและความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง

การจัดการกับผลการทำงานต่ำเป็นงานที่ซับซ้อนแต่จำเป็นสำหรับองค์กรใด ๆ ที่มุ่งมั่นสู่ความสำเร็จ ด้วยการเข้าใจสาเหตุที่แท้จริงของผลการทำงานต่ำและการดำเนินกลยุทธ์เป้าหมาย ผู้จัดการสามารถปรับปรุงผลการทำงานของบุคคลและทีมงาน เพิ่มขวัญกำลังใจ และเสริมสร้างประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร การใช้แนวทางเชิงรุกและสนับสนุน รวมกับการสื่อสารที่ชัดเจนและการนำที่มีประสิทธิภาพ เป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและผลการทำงานที่สูง