แอดมินได้มีโอกาสฟังคลิปของช่อง Better HR Channel ของคุณประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน HR และการบริหารผลงานขององค์กร พูดถึงเรื่องที่องค์กรเข้าใจผิด เกี่ยวกับการนำเอาระบบบริหารผลงาน หรือ Performance Management(PMS) ไปใช้แก้ปัญหา ระบบประเมินผลงาน หรือ Performance Appraisal(PA) แล้วไม่ประสบผลสำเร็จ จั่วหัวมาแบบนี้ HR หลายท่านคงเกิดความสงสัยว่าเอ๊ะ SEE KPI ทำระบบบริหารผลงานไม่ใช่หรือ แล้วทำไมถึงบอกว่า ระบบบริหารผลงาน(PMS) จึงไม่ใช่ทางออกในการแก้ปัญหาระบบประเมินผลงาน(Performance Appraisal) เรื่องนี้มีคำตอบครับ
ก่อนหน้านี้องค์กรก็มีระบบประเมินผลงานพนักงานผ่านเครื่องมือที่มีชื่อว่า Performance Appraisal(PA) แล้ว ทำไมโลกนี้ยังต้องมีระบบบริหารผลงาน Performance Management System (PMS)?
เพราะ PMS เกิดมาเพื่อช่วยให้ “องค์กร” สามารถกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ติดตามและประเมินผลการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมการพัฒนาพนักงานและการสื่อสารภายในองค์กร สนับสนุนการตัดสินใจที่มีข้อมูลรองรับ และสร้างระบบการจูงใจและให้รางวัลที่ยุติธรรม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานขององค์กร”
จะเห็นว่าสารตั้งต้นคือ เน้นไปที่เป้าหมายขององค์กรก่อน ในขั้นตอนนี้บางครั้ง CEO อาจจะต้องลงมาคลุกคลีและช่วยกำหนดเป้าหมายสูงสุดขององค์กรในปีนั้นๆ หรือจะกำหนดเป็นเป้าหมายระยะสั้น กลาง ยาว แล้วแต่วิธีการแต่ต้องเป้าหมายขององค์กรมาก่อน จากนั้นให้นำเป้าหมายสูงสุดที่องค์กรต้องการที่จะบรรลุ กระจายไปยังฝ่ายต่างๆ เพื่อให้เกิดการรับผิดชอบเป้าหมายร่วมกันเกิดขึ้น การทำแบบนี้จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหา
“พนักงานประเมินผลงานส่วนตัวได้ A กันหมด แต่ผลงานองค์กรกลับไม่ได้ A”
แน่นอนว่าเมื่อเป็นเช่นนี้ผู้บริหารสูงสุดมีคำถามแน่นอนว่าทำไมจึงเป็นเช่นนี้ หลายองค์กร นำเอาระบบบริหารผลงานมาใช้ปรับปรุงระบบประเมินผลงาน ซึ่งทำให้ไม่บรรลุความตั้งใจ ซึ่งเจตนารมณ์ของ PMS ไม่ได้เกิดมาเพื่อปรับปรุงระบบประเมินผลงานดั้งเดิม แต่ PMS เกิดมาเพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ขององค์กร ด้วยการเชื่อมโยงเป้าหมาย KPI เชื่อมโยงเป้าหมาย Goal Setting ร้อยเรียงกันลงมาจนถึงระดับพนักงาน จนพนักงานมีความเชื่อว่าผลงานส่วนตัวของพวกเขามีส่วนทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้
โดยมีแต่ละวัน เดือน ปี ที่ผ่านไปเมเนเจอร์หรือผู้ที่มีหน้าที่ดูแลภาพรวมการทำงานจะก็ต้องคอย Monitor ว่าคนในทีมกำลังทำตามเป้าหมายที่องค์กรตั้งเป้าหมายไว้หรือไม่ หรือมีปัยหาอะไรที่ต้องการความช่วยเหลือ ต้องคอยโค้ช ต้องฟีดแบ็ค ปรับปรุง วางแผน คิดวิธี กลยุทธ์ที่ทำอย่างไรให้งานในแต่ละวันที่ผ่านไปสอดคล้องต่อเป้าหมายขององค์กร แบบนี้เราจึงจะถือว่าเป็น Organizational-Goals Centric หรือการยึดเป้าหมายองค์กรเป็นที่ตั้ง แล้วจึงเซ็ต KPI ของคนในองค์กรตามมา
ดังนั้นการใช้ระบบบริหารผลงานเข้ามาช่วยในการทำให้องค์กรประสบความสำเร็จกับเป้าหมายที่ตั้งจึงไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่เป็นมายด์เซ็ท หรือชุดความคิดของคนทั้งองค์กร ต้องเป็นไปในทิศทางเดียวกันคือองค์กรสำเร็จ พนักงานในองค์กรก็สำเร็จด้วย เมื่อได้ผลตอบแทนก็มาเฉลี่ยแบ่งกันตามสัดส่วนที่กำหนดเอาไว้
จึงสรุปได้ว่า “ถ้าเราเอา PMS มาแก้ปัญหาระบบประเมินที่ไม่มีประสิทธิภาพ มันจะไม่สำเร็จ แต่ถ้าเอาเรา PMS มาใช้เพื่อพัฒนาองค์กรเราจะได้ผลพลอยได้คือเราจะได้ระบบประเมินที่ประสบความสำเร็จตามไปด้วย”
ดังนั้นวันนี้ถ้าผู้บริหารและพนักงานมีคยามเชื่อตรงกันว่าความสำเร็จขององค์กรคือความสำเร็จของเราชาวพนักงานเมื่อนั้นระบบบริหารผลงานจะทำหน้าที่ได้ตามเจตนารมณ์ที่ถูกสร้างขึ้นมา และถ้าองค์กรใดสนใจอยากขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กรไปพร้อมๆกับการเปลี่ยนผ่านไปสู่โลกดิจิทัลสามารถขอรับคำปรึกษาจากทีมงานผู้เชี่ยวชาญของ SEE KPI ได้ฟรี โดยแอดไลน์ที่ @seekpi แล้วกลับมาพบกันใหม่ในบทความหน้า
ติดตามฟังคลิปเต็มของอาจารย์ประคัลภ์ได้ ที่นี่