ในฐานะ HR โดยเฉพาะตำแหน่ง HR Manager มีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารทรัพยากรบุคคลของคนทั้งองค์กร รวมไปถึงการบริหารความคาดหวังของฝ่ายที่เกี่ยวข้องด้วย โดยฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบุคคลนั้นเป็นทุกภาคส่วนในองค์กรตั้งแต่ ผู้บริหาร พนักงาน และหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กร ในบทความนี้เราจะพาคุณผู้อ่านไปดูวิธีการและตัวอย่างของการบริหารความคาดหวังของผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร อย่างให้ให้เกิดความพึงพอใจกับทุกฝ่าย ติดตามอ่านกันได้เลยครับ
วิธีบริหารความคาดหวังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ HR Manager ต้องสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทุกคนเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของ HR Manager และคาดหวังอะไรจาก HR Manager การสื่อสารควรทำอย่างโปร่งใสและตรงไปตรงมา
สร้างความสัมพันธ์ที่ดี HR Manager ควรสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถพูดคุยและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างราบรื่น การมีความสัมพันธ์ที่ดีจะช่วยให้ HR Manager สามารถเข้าใจความคาดหวังของฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้อย่างถูกต้อง
ตอบสนองความคาดหวังอย่างเหมาะสม HR Manager ควรตอบสนองความคาดหวังของฝ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม เพื่อให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องเกิดความพึงพอใจ ในกรณีใดก็ตามที่ไม่สามารถตอบสนองความคาดหวังได้ HR Manager ควรอธิบายเหตุผลให้ชัดเจน
ตัวอย่างแนวทางปฏิบัติในการบริหารความคาดหวังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
สำหรับผู้บริหาร
- จัดประชุมเป็นประจำ เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานด้าน HR และรับฟังความคิดเห็นจากผู้บริหาร
- จัดทำรายงานประจำเดือน เพื่อสรุปความคืบหน้าของงานด้าน HR และส่งให้ผู้บริหาร
- จัดทำแผนงานล่วงหน้า เพื่อแจ้งให้ผู้บริหารทราบถึงแผนงานด้าน HR ในอนาคต
สำหรับพนักงาน
- จัดให้มีการสื่อสารกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ ผ่านช่องทางต่างๆ เช่น อีเมล เว็บไซต์ของบริษัท หรือสื่อสังคมออนไลน์
- จัดทำคู่มือพนักงาน เพื่ออธิบายนโยบายและแนวทางปฏิบัติด้าน HR
- จัดให้มีการรับฟังความคิดเห็นจากพนักงาน ผ่านช่องทางต่างๆ เช่น กล่องรับเรื่องร้องเรียน หรือการประชุมพนักงาน
สำหรับหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กร
- ทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่นๆ อย่างใกล้ชิด เพื่อประสานงานและบรรลุเป้าหมายร่วมกัน
- จัดให้มีการประชุมร่วมกัน เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับงานด้าน HR ที่ส่งผลกระทบต่อหน่วยงานอื่นๆ
- จัดทำแผนงานบูรณาการ เพื่อระบุงานด้าน HR ที่หน่วยงานต่างๆ ร่วมกันรับผิดชอบ
ตัวอย่างแนวทางปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม
สำหรับผู้บริหาร HR อาจจัดประชุมกับผู้บริหารทุกเดือนเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานด้าน HR และรับฟังความคิดเห็นจากผู้บริหาร โดยหัวข้อที่อาจพูดคุยกัน ในหัวข้อดังต่อไปนี้
- ผลการดำเนินงานด้านการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน
- ผลการดำเนินงานด้านการจ่ายค่าตอบแทนและสวัสดิการ
- ผลการดำเนินงานด้านการอบรมและพัฒนาพนักงาน
- ผลการดำเนินงานด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัย
สำหรับพนักงาน HR อาจจัดทำคู่มือพนักงานที่อธิบายนโยบายและแนวทางปฏิบัติด้าน HR โดยครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เช่น
- กฎระเบียบขององค์กร
- สิทธิและหน้าที่ของพนักงาน
- กระบวนการทำงานด้าน HR
สำหรับหน่วยงานต่างๆในองค์กร เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลอาจจัดให้มีการประชุมร่วมกันกับหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กรทุกไตรมาสเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับงานด้าน HR ที่ส่งผลกระทบต่อหน่วยงานอื่นๆ โดยหัวข้อที่อาจพูดคุยกัน เช่น
- นโยบายและแนวทางปฏิบัติด้าน HR ที่หน่วยงานต่างๆ ร่วมกันรับผิดชอบ
- โครงการด้าน HR ที่หน่วยงานต่างๆ ร่วมกันดำเนินการ
การบริหารความคาดหวังฝ่ายที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องทำให้เกิดขึ้นอย่างเท่าเทียมและสม่ำเสมอ เพื่อให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องเกิดความพึงพอใจและสนับสนุนการทำงานร่วมกันขององค์กร และ HR ควรสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความสัมพันธ์ที่ดี และตอบสนองความคาดหวังอย่างเหมาะสม เพัยงเท่านี้การประสานความร่วมก็จะเกิดขึ้นได้อย่างไร้รอยต่อแล้ว