บริหารการขึ้นเงินเดือนและแจกโบนัสอย่างไรให้คุ้มค่า รักษาคน และได้ผลลัพธ์ที่พึงพอใจทุกฝ่าย

การบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือนเป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารทรัพยากรบุคคล เพราะเป็นกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรสามารถตอบแทนพนักงานที่ทำงานได้ดีและสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานต่อไป อย่างไรก็ตามในอดีตการประเมินว่าใครจะได้ขึ้นเงินเดือนเท่าไหร่ และได้โบนัสกี่เดือน มาจากกระบวนการที่ซับซ้อน และไม่ค่อยมีการเปิดเผยอย่างเป็นธรรม ทำให้พนักงานบางคนอาจจะคิดว่าตนเองก็ทำงานดีทำไมผลการประเมินเป็นแบบนี้

ในขณะเดียวกันถ้าพูดกันตามตรงองค์กรเองก็คงอยากจะให้การขึ้นเงินเดือนหรือให้โบนัสนั้นมีประสิทธิภาพและเหมาะสม เพราะถ้าให้ผลตอบแทนกับคนที่ทุ่มเททำงานหนักเพื่อองกรค์น้อย บริษัทก็อาจจะสุ่มเสี่ยงที่จะสูญเสียขุมกำลังที่ดีไปในไม่ช้า ในขณะเดียวกันถ้าองค์กรยังดูแลคนที่ไม่ค่อยให้ผลตอบแทนบริษัทคุ้มค่า ก็อาจจะส่งผลทางอ้อมให้คนเก่งรู้สึกไม่เป็นธรรม แล้วก็ออกจากบริษัทไปอีก

ในบทความนี้เราอยากทำให้คุณเห็นว่าในใช่แค่เรื่องการขึ้นเงินเดือนหรือแจกโบนัสอย่างไรให้มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ไม่แน่ว่าบริษัทของคุณต้องรื้อตั้งแต่กระบวนการวัดผล ประเมินผล และสำคัญคือ คนที่มีหน้าที่ต้องประเมินคนอื่นเขามีความเข้าใจในเป้าหมายขององค์กรมากน้อยเพียงใด และเข้าใจถึงกระบวนการทำงาน หรือ กระบวนการประเมินผลดีมากน้อยเพียงใด กระทั่ง HR เองก็ต้องมีกระบวนการตั้ง KPI หรือ กำหนด Competency รวมถึงกระบวนการช่วยเหลือ สนับสนุน และส่งเสริมให้พนักงานมีทักษะ ความสามารถ และวิธีการทำงานที่ถูกต้องเหมาะสม ที่จะเพียงพอต่อการตอบสนองต่อการไปถึงเป้าหมายของบริษัทได้อย่างสมบูรณ์แบบ

การใช้ PMS (Performance Management System) หรือระบบการจัดการประสิทธิภาพ ร่วมกับการบริหารจัดการการให้โบนัสและขึ้นเงินเดือน จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกระบวนการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย PMS สามารถช่วยองค์กรในหลายขั้นตอนของการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือน ดังนี้

1. การตั้งเป้าหมายและการประเมินผล

เริ่มต้นที่กระบวนการแรกนั่นคือการ “ตั้งเป้าหมาย” ซึ่งกระบวนการที่สำคัญที่สุด และเป็นกระดุมเม็ดแรกที่คุณต้องติดให้ถูก เพราะถ้าติดกระดุมเม็ดนี้ผิดแล้วล่ะก็ กระบวนการประเมินผล อาจจะผิดพลาดเลยก็ว่าได้

ระบบ PMS สามารถกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จของงานได้

ในกระบวนการนี้ถ้าคุณใช้ระบบ Performance Management System เข้ามาช่วยจะทำให้การตั้งเป้าหมายการทำงานและตัวชีวัดความสำเร็จของงานเป็นไปอย่างมีระบบ สามารถติดตามความคืบหน้าได้ และที่สำคัญสามารถวัดผลลัพธ์ของการกระทำที่เกิดขึ้นได้ สามารถช่วยองค์กรในการตั้งเป้าหมายและประเมินผลการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย PMS จะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้สำหรับพนักงานแต่ละคน จากนั้นผู้รวบรวมการประเมนซึ่งโดยส่วนใหญ่จะเป็น ฝ่าย HR ก็ยังสามารถใช้ PMS ในการรวบรวมข้อมูลและประเมินผลการทำงานของพนักงานตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้

2. การให้ข้อเสนอแนะ

ถ้าองค์กรได้คัดเลือกผู้ที่จะเข้ามามีส่วนในการประเมินว่าใครควรจะได้เกรดอะไรในการประเมินโดยพิจารณาจากความรู้และเข้าใจในเนื้องาน และเข้าใจเป้าหมายขององค์กร โดยพวกเขาเหล่านั้น(อาจจะเป็น Line Manager หรือ Project Manager) สามารถที่จะใช้ระบบ Coaching and Feedback ที่มีในระบบ  PMS อย่างใน SEE KPI ก็มีระบบนี้ เพื่อให้หัวหน้างานสามารถที่จะสื่อสารและให้ความเห็นในหัวข้อตัวชี้วัดใดตัวชี้ดวัดหนึ่งในระหว่างทางของการวัดผลงานของพนักงาน เพื่อให้พนักงานสามารถแก้ไขข้อบอกพร่องหรือเร่งทำผลงานในหัวข้อนั้นๆ เพื่อให้คะแนนประเมินในการขึ้นเงินเดือร หรือ ให้โบนัสออกมาดีได้

ระบบ Coaching and Feedback ใน SEE KPI

นอกจากนี้ระบบ PMS ยังช่วยองค์กรในการให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นจากหลายแหล่ง เช่น ผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า จากนั้น PMS สามารถช่วยองค์กรในการประมวลผลข้อมูลและจัดทำรายงานสรุป พร้อมให้ข้อเสนอแนะให้แก่พนักงาน และถึงแม้ว่าทางหัวหน้าจะให้ฟีดแบ็คไปแล้ว แต่พนักงานไม่ได้มีการปรับปรุงการทำผลงานในส่วนนี้ขึ้นมา ทางบริษัทและหัวหน้างานก็จะมีหลักฐานเชิงประจักษ์ในกรณีที่ต้องมีการประเมินเพื่อเพิ่มค่าตอบแทน ก็จะสามารถตอบพนักงานได้ว่าทำไมเขาจึงได้รับผลการประเมินเช่นนี้

3. การตัดสินและอนุมัติ

ระบบ PMS สามารถช่วยองค์กรในการตัดสินใจและอนุมัติโบนัสและขึ้นเงินเดือนว่าจะให้เท่าใดได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย PMS จะช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวมข้อมูลและหลักฐานต่างๆ เช่น ผลการปฏิบัติงาน เป้าหมายที่ตั้งไว้ และข้อเสนอแนะ จากนั้น PMS สามารถช่วยองค์กรในการประมวลผลข้อมูลและจัดทำรายงานการตัดสินให้แก่ผู้บริหาร

ระบบ Force Ranking หรือการแบ่งเกรดตามผลการปฏิบัติงานที่มีอยู่ใน SEE KPI

โดยถ้าเป็นในส่วนของ SEE KPI จะมีฟีเจอร์หนึ่งที่มีชื่อว่า Force Ranking ฟีเจอร์นี้จะเป็นฟีเจอร์ที่รวมรวบข้อมูลในเชิงสถิติและแสดงผลออกมาในรูปแบบของกราฟระฆังคว่ำ แสดงกลุ่มของเกรดของพนักงานในองค์กรแบบกระจายกัน  โดยองค์กรสามารถกำหนดได้ว่าจะให้พนักงานนั้นได้เกรด A ได้สูงสุดกี่คน B ได้กี่คน และ C มีอยู่ทั้งหมดกี่คน ทั้งนี้ก็เพื่อเกลี่ยงบประมาณในการขึ้นเงินเดือนหรือ ให้โบนัส ก็จะทำให้องค์กรสามารถบริหารงบประมาณในส่วนนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือเพิ่มการแข่งขันและจูงใจให้พนักงานอยากที่จะพัฒนาผลงานของตนเองออกมาให้ดีที่สุด

4. การแจ้งผลการประเมินและการสื่อสาร

หน้ารายงานแสดงผลลัพธ์ทั้งหมดของการประเมินผลการปฏิบัติงาน

หลังจากที่ได้มีการบริหารงบประมาณในส่วนดังกล่าวแล้ว ทางผู้ใช้งานสามารถใช้งานระบบ PMS เพื่อแจ้งผลและสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับโบนัสและขึ้นเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย PMS อย่าง SEE KPI สามารถจัดทำรายงานผลและ Export ส่งออกรายงานในรูปแบบต่างๆ เช่น  PDF เพื่อให้ทางฝ่ายบริหารงานบุคคลสามารถส่งอีเมล หรือข้อความ เพื่อแจ้งผลการประเมินให้กับพนักงานได้

การใช้ PMS กับการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือน ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกระบวนการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย PMS สามารถช่วยองค์กรประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ปรับปรุงความโปร่งใสและความเป็นธรรม และสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานต่อไป

ตัวอย่างการใช้ PMS กับการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือน

บริษัท ABC ดำเนินธุรกิจด้านเทคโนโลยี มีพนักงานประมาณ 1,000 คน บริษัท ABC ใช้ PMS ร่วมกับการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือน โดย PMS ของบริษัท ABC มีคุณสมบัติดังนี้

  • สามารถกำหนดเป้าหมายและประเมินผลการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • สามารถให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
  • สามารถใช้งานฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการโบนัสได้
  • สามารถจัดทำรายงานสรุปผลการประเมินและแจ้งผลและสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับโบนัสและขึ้นเงินเดือนได้

ผลลัพธ์หลังจากใช้งานระบบ PMS ก็คือบริษัท ABC สามารถดำเนินการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

บริษัท ABC สามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือนได้ประมาณ 20% เนื่องจาก PMS สามารถช่วยรวบรวมข้อมูลและประมวลผลข้อมูลได้อัตโนมัติ

ปรับปรุงความโปร่งใสและความเป็นธรรม

บริษัท ABC สามารถปรับปรุงความโปร่งใสและความเป็นธรรมในการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือนได้ เนื่องจาก PMS สามารถรวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานได้อย่างเป็นระบบ

สร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงาน

บริษัท ABC สามารถสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานได้ เนื่องจาก PMS สามารถช่วยระบุพนักงานที่ทำงานได้ดีและตอบแทนพนักงานเหล่านั้นอย่างเหมาะสม

การใช้ PMS กับการบริหารจัดการโบนัสและขึ้นเงินเดือน ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกระบวนการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย PMS สามารถช่วยองค์กรประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ปรับปรุงความโปร่งใสและความเป็นธรรม และสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานต่อไป

หากอยากให้องค์กรสามารถบริหารจัดการการขึ้นเงินเดือนและให้โบนัสอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถปรึกษาเรื่องการใช้งาน SEE KPI ได้ที่ Line OA : @seekpi