บริหารผลงานอย่างไรให้คนลาออกจากองค์กรน้อยลง

เคยตั้งคำถามไหมครับว่า ทำไมพนักงานในองค์กรทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพลงทุกวันๆ หรือคนเก่งๆต่างพากันทยอยลาออก เหตุผลส่วนหนึ่ง(ซึ่งเป็นส่วนสำคัญ) ก็คือ “องค์กรไม่มีระบบประเมินผลงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ” เมื่อไม่มีระบบการชั่ง ตวง วัด ที่ได้มาตรฐาน และเป็นธรรม พนักงานที่ตั้งใจทำงานหนักเพื่อองค์กร รู้สึกว่าตัวเองไม่ได้รับความเป็นธรรม คำถามต่อมาคือ แล้วองค์กรต้องทำอย่างไร หนึ่งในคำตอบที่เหมาะสมกับคำถามก็คือ ในเมื่อองค์กร ไม่มีระบบประเมินผลงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ องค์กรก็ควรจัดให้มีระบบประเมินผลงานที่มีประสิทธิภาพ เป็นธรรม และตรวจสอบย้อนกลับได้ ในบทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีการสร้างกรอบการประเมินที่ดีที่จะช่วยรักษาพนักงานที่เก่งให้อยู่กับองค์กรและช่วยพัฒนาพนักงานที่ยังไม่เก่งให้พัฒนาขึ้นจนกลายมาเป็นกำลังสำคัญขององค์กรได้ในที่สุด

KPIs ที่ดีมีลักษณะอย่างไร

คุณลักษณะ KPIs ภาคปฏิบัติ

1.มีความสำคัญมากกว่าข้ออื่น

2.สามารถวัดได้/ประเมินได้

3.เป้าหมายท้าทายเป็นไปได้ ไม่ง่ายเกินไป หรือยากจนเป็นไปไม่ได้

4.ตรวจสอบได้ น่าเชื่อถือ มั่วไม่ได้

5.ไม่มีผลกระทบเชิงลบ และไม่ขัดแย้งกัน

6.มีแผนงาน/วิธีการรองรับ

7.จำนวนข้อไม่มากไม่น้อยเกินไป ปกติจะอยู่ที่ 3-5 ข้อต่อตำแหน่ง

ทำไมต้องมี KPIs ต้องมีจำนวน 3-5 ข้อ

ถ้า KPIs ที่ใช้วัดผลงานมีมากกว่า 5 ข้อ

1.พนักงานจะขาดโฟกัส ทำหลายเรื่องไม่ดีสักเรื่อง

2.คะแนนประเมินผลงานน้อยเกินไป (เพราะต้องนำเอาแต่ละข้อมากำหนดคะแนนและน้ำหนัก)

3.เป็นภาระในการเก็บข้อมูล

4.มีโอกาสวัดผลงานซ้ำซ้อนกัน

ถ้าจำนวน KPIs น้อยกว่า 3 ข้อจะเกิดอะไรขึ้น

1.อาจจะไม่ครอบคลุมหัวข้อที่สำคัญๆทั้งหมด

2.บางเรื่องไม่สามารถวัดรวมกันได้ ควรแยกออกมาจะวัดได้ชัดเจนกว่า

3.การประเมินผลงานเสี่ยงเกินไป เพราะคะแนนแต่ละข้อมากเกินไป

แล้วเราควรใช้เกณฑ์อะไรในการเลือก KPIs ขึ้นมาใช้กับการประเมินพนักงาน

1.เริ่มจากหัวข้ออะไรบ้าง ที่อยากจะนำมากำหนดเป็น KPIs

2.จัดกลุ่มหัวข้อให้เหลือน้อยลง เช่น กลุ่มเดียวกัน หัวข้อหลัก หัวข้อย่อย ซ้ำซ้อนกัน

3.หัวข้อไหนสำคัญกว่ากัน (จัดลำดับตามความสำคัญ)

4.หัวข้อไหนทำแล้วได้ผลงานมากกว่ากัน

ส่วนประกอบของ KPIs ต้องมีอะไรบ้าง

1.หัวข้อ(ชื่อ) KPIs

2.คำอธิบายสูตรการคำนวณ

3.ตัวเลขเป้าหมาย

ตัวอย่างหัวข้อ KPIs ที่ไม่ดี(ไม่ควรเขียนแบบนี้)

• ของเสีย
• ลูกค้าร้องเรียน/เคลม
• เวลาซ่อมเครื่องจักร
• อุบัติเหตุ
• ยอดขาย

หัวข้อ KPIs ที่ดีควรเขียนแบบนี้

• % ของเสีย
• จำนวนข้อร้องเรียน/มูลค่าการเคลม
• จำนวนครั้งที่เกิดอุบัติเหตุถึงขั้นหยุดงาน
• มูลค่ายอดขาย
• ปริมาณยอดขาย

เทคนิคการกำหนด KPIs

ตัวเลขเป้าหมาย KPIs มาพิจารณาจากปัจจัยใดบ้าง

เป้าหมายของ KPIs

1. เป้าหมายที่ต้องการ

2. ผลงานในอดีต

3. ความเป็นไปได้

เรามาขยายความในรายละเอียด 3 ข้อด้านบนกันดีกว่า

1.เป้าหมายที่ต้องการ / ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

• เป้าหมายที่ผู้ถือหุ้น/ผู้บริหารกำหนดให้
• เป้าหมายมาตรฐานสากลหรือวิชาชีพ
• เป้าหมายเปรียบเทียบกับองค์กรอื่น

2.เป้าหมายจากผลงานในอดีต

• เพิ่มขึ้นหรือลดลงเมื่อเทียบกับผลงานปีก่อน
• ตั้งเป้าจากผลงานที่เคยทำได้ดีที่สุด
• ตั้งเป้าจากค่าเฉลี่ยของผลงานในปีที่ผ่านมา

3.เป้าหมายที่เป็นไปได้ด้วยเหตุผล

• เป้าหมายที่เป็นไปได้ ไม่ง่ายจนเกินไป ถึงขั้นไม่ต้องทำอะไร และไม่ยากเกินไปจนเป็นไปไม่ได้
• ต้องมีข้อมูลและเหตุผลสนับสนุน

ระบบประเมินผลงานพนักงานโดยใช้ KPIs นั้นมีมานานแล้ว หลายองค์กรนำมาใช้ก็มีที่ประสบความสำเร็จบ้าง แต่ส่วนใหญ่จะค่อนไปทางไม่สามารถทำให้องค์กรวัดผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะนำมาใช้ไม่ถูกวิธีและแทนที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่องค์กรต้องการ กลับใช้ KPIs เป็นเหมือนอาวุธคอยทิ่มแทง ทำให้พนักงานทยอยออกจากองค์กรไปแม้จะมีการใช้ KPIs วัดผลแล้วก็ตาม แต่นั่นเนื่องจากองค์กรไม่ได้มีหลักการใช้ตัวชี้วัดที่เหมาะสมเพื่อกำหนดว่าพนักงานต้องถูกวัดอะไร โดยมีเหตุผลที่ไปที่มาจากอะไร ตรงนี้องค์กรก็ต้องชี้แจงให้ผู้ถูกวัดได้รับความกระจ่าง และถ้าหากองค์กรไหนมีหัวข้อ KPIs แล้วแต่มองหา “ระบบบริหารผลงาน” ที่จะทำให้ทุกๆการวัดผลและประเมินผลงานเป็นไปอย่างโปร่งใส บริสุทธิ์ ยุติธรรม สามารถสอบถามเข้ามาที่ SEE KPI โดยแอด Line : @seekpi ได้เลยครับ แล้วกลับมาพบกับสาระน่ารู้ใหม่ๆแบบนี้ได้ที่ เว็บไซต์ seekpi.net

ขอบคุณเนื้อหาจากหนังสือ  “กำไรพุ่งทันทีแค่ทุกคนเข้าใจ KPIs” โดยอาจารย์ณรงค์วิทย์ แสนทอง