HRBP ใช้ซอฟแวร์ PMS อย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ในปัจจุบันซอฟแวร์ Performance Management System (PMS) กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับองค์กรในการวัดผลและประเมินผลงานของพนักงาน โดยสามารถช่วยให้องค์กรดำเนินการตามกระบวนการบริหารจัดการผลการทำงาน(ผลงาน) Performance Management ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นสำหรับตำแหน่ง HRBP หรือ HR Business Partner นั้น มีหน้าที่หลักในการเป็นพันธมิตรทางธุรกิจกับฝ่ายต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการจัดสรรทรัพยากรบุคคลให้เพียงพอต่อการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ หรือการพัฒนาทักษะของพนักงานให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อความต้องการของบริษัท ตลอดจนการบริหารค่าตอบแทนและแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงาน

ทั้งหมดนี้คือหน้าที่บางส่วนของ HRBP ที่ต้องเป็นเสมือนคู่คิดทางธุรกิจให้กับผู้บริหารในส่วนของการดูแลทรัพยากรบุคคลและให้คำปรึกษาในเรื่อง “คน” กับผู้บริหารว่าทำอย่างไรธุรกิจจึงจะบรรลุความต้องการโดยมีคนเป็นตัวตั้ง อย่างไรก็ตามเมื่อมีการดำเนินการไปเป็นที่เรียบร้อยแล้วสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือการวัดผล ซึ่งเป็นหนึ่งในกระบวนการทำ Performance Management ดังนั้นในบทความนี้เราจะมาพูดถึงความเชื่อมโยงระหว่างการใช้งานซอฟแวร์ PMS ที่เป็นเสมือนหนึ่งเครื่องมือที่เป็นผู้ช่วยให้กับ HRBP ได้ทำงานแบบมีการติดตามเป้าหมายและความคืบหน้า และการใช้งาน PMS อย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับงาน HRBP ไปติดตามอ่านจากบทความนี้ได้เลยครับ

1. ออกแบบระบบ Performance Management ให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ

ก่อนนำซอฟแวร์ PMS มาใช้ ฝ่าย HR ควรทำงานร่วมกับฝ่ายบริหารเพื่อออกแบบระบบ Performance Management ให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กร และเป้าหมายทางธุรกิจเหล่านี้ควรเป็นสิ่งที่สามารถวัดผลได้ และสามารถเชื่อมโยงกับผลงานของพนักงานได้

ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีเป้าหมายในการเพิ่มยอดขาย ฝ่าย HR สามารถออกแบบระบบ Performance Management ให้เน้นไปที่การประเมินผลงานที่เกี่ยวข้องกับยอดขาย เช่น ยอดขายหน้า Store ในแต่ละวันที่พนักงานแต่ละคนทำได้ หรือยอดขายที่แต่ละทีมหรือแต่ละสาขาทำได้ เป็นต้น

2. กำหนด KPIs ที่ชัดเจนและวัดผลได้

KPIs หรือ Key Performance Indicators คือตัวชี้วัดที่ใช้ในการวัดผลความสำเร็จของงาน KPIs ที่ชัดเจนและวัดผลได้ซึ่งจะช่วยให้หัวหน้างานประเมินผลงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

HRBP  ควรทำงานร่วมกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการสาขาเพื่อกำหนด KPIs ที่ชัดเจนและวัดผลได้ โดย KPIs เหล่านี้ควรเป็นสิ่งที่สามารถวัดผลได้จริง และสามารถเชื่อมโยงกับเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กร ซึ่งก็อาจจะใช้หลัก SMART มาผสานเข้ากับการตั้ง KPI ก็ได้เช่นกัน

3. พัฒนาทักษะของหัวหน้างานในการให้คำติชม

การให้คำติชมเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการ Performance Management การให้คำติชมอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงผลงานของตน และสามารถพัฒนาตนเองให้ดีขึ้นได้ ทั้งยังเป็นการแก้ปัญหาได้ตรงจุดมากยิ่งขึ้นด้วย

ดังนั้นสิ่งที่ HRBP  ในฐานะที่ยืนอยู่ทั้งฝั่ง HR และอยู่ในฝั่ง Business Partner ควรจัดให้มีการพัฒนาทักษะของหัวหน้างานในการให้คำติชม การฝึกอบรมนี้ควรเน้นไปที่เทคนิคการให้คำติชมอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การเน้นที่ผลงานมากกว่าโฟกัสที่ตัวบุคคล หรือการระบุข้อดีและข้อบกพร่องของผลงานอย่างตรงไปตรงมา รวมถึงการให้คำแนะนำในการพัฒนาตนเองให้มีผลงานเป็นเลิศขึ้นอีกด้วย

4. ส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการ Performance Management

อันที่จริงพนักงานควรมีส่วนร่วมในกระบวนการทำ Performance Management ตั้งแต่เริ่มแรก กล่าวคือพนักงานควรมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมาย KPIs และการประเมินผลงานของตนเองร่วมกับหัวหน้างานและ HRBP เพื่อให้หน่วยงานนั้นๆบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กร

ดังนั้น HRBP มีหน้าที่ที่จะต้องส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการ Performance Management โดยการอธิบายถึงประโยชน์ของการมีอยู่ของกระบวนการนี้ และทำให้พนักงานเข้าใจถึงประโยชน์ที่เขาจะได้รับจากการทำ Performance Management และรวมไปถึง HRBP ต้องอธิบายขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการให้ครบทั้งกระบวนการ

5. เก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ผลลัพธ์

จุดเด่นอีกหนึ่งอย่างของซอฟแวร์ PMS คือสามารถช่วยให้ HRBP (หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำ Performance Management) สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ผลลัพธ์ของกระบวนการ Performance Management ข้อมูลและผลลัพธ์เหล่านี้สามารถนำไปใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการ Performance Management ให้ดียิ่งขึ้นได้

ดังนั้นฝ่าย HR และ HRBP ควรใช้ประโยชน์จากข้อมูลและผลลัพธ์ที่ได้จากซอฟแวร์ PMS เพื่อปรับปรุงกระบวนการ Performance Management ให้ดียิ่งขึ้น เช่น การปรับ KPI ใหม่ หรือการปรับปรุงขั้นตอนการประเมินผลงาน หรือพัฒนาทักษะของหัวหน้างานในการให้คำติชม(Coaching and Feedbacking)

สรุปทั้งหมดที่ได้กล่าวมาคือ แนวทางที่ HRBP จะสามารถใช้งานซอฟแวร์ PMS ให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น ไม่เพียงเท่านั้นการที่งานของ HRBP จะสำเร็จได้จำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากทั้งฝ่าย HR และหัวหน้างาน เพราะ HRBP ในฐานะที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน HR และ Business จึงมีบทบาทสำคัญในการนำซอฟแวร์ PMS มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดย HRBP ควรทำงานร่วมกับฝ่ายบริหาร หัวหน้างาน และพนักงาน เพื่อออกแบบระบบ Performance Management ให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ และกำหนด KPI ให้ชัดเจนและวัดผลได้ อันจะนำไปสู่กระบวนการพัฒนาและปรับปรุงข้อบกพร่องและสมรรถนะและทักษะที่จำเป็นของพนักงานและหัวหน้างานในการที่จะบรรลุเป้าหมายสูงสุดขององค์กรได้

ถ้า HRBP ท่านใดสนใจรับคำแนะนำการใช้งานซอฟแวร์ PMS  SEE KPI สามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ของเราได้ทาง Line OA ที่ @seekpi (มี @ ด้วยนะครับ)

แล้วมาติดตามสาระความรู้เรื่องเทคโนโลยีและการบริหารงานบุคคลได้ใหม่ในบทความหน้า