ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจมีความเข้มข้นมากขึ้น องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องมีระบบการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรได้อย่างยั่งยืน หนึ่งในระบบการบริหารจัดการที่สำคัญ คือ ระบบประเมิน (KPI) และ ระบบบริหารผลงาน (PMS)
ระบบประเมิน KPI และ ระบบบริหารผลงาน PMS เป็นระบบที่มีความสำคัญต่อการบริหารงานขององค์กร โดยทั้ง 2 ระบบต่างก็มีจุดมุ่งหมายที่คล้ายคลึงกัน คือ ใช้ในการวัดและประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เพื่อให้พนักงานสามารถบรรลุเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กร แต่ก็มีบางจุดสำคัญที่ทำให้การวัดเพียงแค่ผลลัพธ์ของ KPI ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจได้อย่างครอบคลุม
บทความนี้ จะกล่าวถึงความแตกต่างระหว่างระบบประเมิน KPI และ ระบบบริหารผลงาน PMS ว่าแตกต่างกันอย่างไร และทำไมทุกคนในองค์กรถึงควรให้ความสำคัญกับระบบทั้งสองนี้
ระบบประเมิน (KPI) คืออะไร
KPI หรือ Key Performance Indicator คือ ตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับวัดความสำเร็จของงานหรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยทั่วไปแล้ว KPI มักถูกกำหนดขึ้นจากเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กร โดยจะเป็นตัวเลขหรือค่าใด ๆ ที่สามารถใช้วัดความสำเร็จได้อย่างชัดเจน เช่น ยอดขาย จำนวนลูกค้าใหม่ อัตราการเข้าชมเว็บไซต์ เป็นต้น
ระบบบริหารผลงาน (PMS) คืออะไร
PMS หรือ Performance Management System คือ ระบบการจัดการผลการปฏิบัติงาน ซึ่งประกอบด้วยกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เช่น การกำหนดเป้าหมาย การกำหนดตัวชี้วัด การประเมินผล การให้ feedback และการพัฒนาพนักงาน เป็นต้น
KPI กับ PMS ต่างกันอย่างไร
ระบบประเมิน KPI และ PMS ทั้งคู่ต่างก็เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารจัดการผลการปฏิบัติงานของพนักงาน แต่อย่างไรก็ตามก็ยังมีความแตกต่างกันในหลาย ๆ ด้าน ดังต่อไปนี้
วัตถุประสงค์
KPI มุ่งเน้นไปที่การวัดผลการดำเนินงานของพนักงานและหน่วยงาน โดยกำหนดตัวชี้วัด (KPI) ที่สะท้อนถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรแต่เพียงอย่างเดียว พูดง่ายๆคือไม่ได้ทำทั้งกระบวนการ เพียงแต่แค่วัดเฉยๆ ว่า ดี หรือ พอใช้ หรือแย่ แต่ไม่ได้ทำอะไรต่อเพื่อให้เกิดการบรรลุวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายหลักขององค์กร
PMS มุ่งเน้นไปที่การบริหารจัดการผลการปฏิบัติงานของพนักงานและหน่วยงานอย่างครบวงจร ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมาย การกำหนดตัวชี้วัด การประเมินผล การติดตามและการพัฒนา
ขอบเขต
- KPI มักใช้กับระดับหน่วยงานและระดับบุคคล โดยกำหนดตัวชี้วัดที่สะท้อนถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานและของบุคคล
- PMS สามารถใช้กับทุกระดับในองค์กร ตั้งแต่ระดับองค์กร ระดับหน่วยงาน ระดับบุคคล ไปจนถึงระดับทีม
วิธีการใช้
- KPI มักใช้ร่วมกับการประเมินผลแบบเปรียบเทียบกับเป้าหมายหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้
- PMS สามารถใช้ร่วมกับการประเมินผลแบบต่าง ๆ ได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
ประโยชน์
- KPI ช่วยในการวัดผลการดำเนินงานของพนักงานและหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- PMS ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาผลการปฏิบัติงานของพนักงานและหน่วยงาน
ตัวอย่าง
- KPI เช่น ยอดขาย ต้นทุน กำไร คุณภาพ ผลผลิต ประสิทธิภาพการทำงาน
- PMS เช่น การกำหนดเป้าหมาย การกำหนดตัวชี้วัด การประเมินผล การติดตามและการพัฒนา
ข้อมูลในตารางต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นถึงความแตกต่างกันระหว่าง การวัดความสำเร็จของงานด้วย KPI และการบริหารผลงานและความสำเร็จผ่านกระบวนการ Performance Management
| หัวข้อ | KPI | PMS |
วัตถุประสงค์ | วัดผลและประเมินผลงานของพนักงาน | จัดการผลการปฏิบัติงานของพนักงาน |
| ขอบเขต | เฉพาะตัวชี้วัด | ครอบคลุมตั้งแต่การกำหนดเป้าหมาย การกำหนดตัวชี้วัด การประเมินผล การให้ feedback และการพัฒนาพนักงาน |
| ประโยชน์ | ใช้ในการประเมินผลงานของพนักงาน ช่วยให้พนักงานเข้าใจเป้าหมายและแนวทางการทำงาน ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน | ใช้ในการจัดการผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมาย ช่วยให้พนักงานพัฒนาตนเอง |
แอดมินเชื่อว่าหลายองค์กรน่าจะยังประเมินเพียงแค่ KPI อย่างเดียวเพราะเชื่อว่า ผลลัพธ์ที่ได้ก็เพียงพอที่จะตอบสอนงความต้องการที่เป็นส่วนหนึ่งของงานด้านบุคคลแล้ว แต่เชื่อหรือไม่ว่า การวัดผลเพียงอย่างเดียว อาจไม่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกแก่องค์กรเลย เพราะถึงแม้จะรู้ว่ามีจุดอ่อนด้านใด แต่ก็ไม่ได้มีการพัฒนาจุดอ่อนอย่างเป็นรูปธรรมและมีแบบแผนแน่ชัด
อีกทั้งการบริหารผลงาน ยังสามารถทำในแบบเชิงกลยุทธ์ได้ คือกำหนดได้ว่าจะลดส่วนไหน จะเพิ่มส่วนไหน หรือจะโยกย้ายอะไร เพื่อให้เกิดการบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และส่งผลลัพธ์ออกมาในรูปแบบที่บริาัทมีกำไร ซึ่งจะเป็นจุดหมายสูงสุดอีกเป้าหมายหนึ่งที่ทุกบริาัทให้ความสำคัญ
อย่างไรก็ตามระบบประเมิน KPI และ ระบบบริหารผลงาน PMS ต่างก็เป็นระบบที่มีความสำคัญต่อการบริหารงานขององค์กรด้วยกันทั้งคู่ โดยทั้ง 2 ระบบต่างก็มีส่วนช่วยในการบรรลุเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กร ดังนั้นทุกคนในองค์กรควรให้ความสำคัญกับระบบทั้งสองนี้ โดยองค์กรควรออกแบบระบบให้เหมาะสมกับบริบทและความต้องการขององค์กร เพื่อให้ระบบสามารถช่วยบรรลุเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทั้งนี้องค์กรใดที่มีการกำหนดเป้าหมายแล้ว หรือกำหนด KPI แล้ว แต่ขาดเครื่องมือที่จะช่วยทำให้กระบวนการบริหารผลงานมีความครบกระบวนการและมีความสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น สามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราเข้าไปแนะนำระบบ Performance Management System อย่าง SEE KPI ได้ รับรองตอบโจทย์บริษัทที่เล็งว่าอยากจะเติบโต โดยมุ่งเน้นผลกำไรเป็นสำคัญอย่างแน่นอน โดยสามารถแอดไลน์มาปรึกษาเราก่อนได้ฟรีที่ @seekpi ทางเรามีเจ้าหน้าที่ที่ยินดีให้คำแนะนำลูกค้าทุกท่านอย่างแน่นอน