แชร์วิธีการประเมินความคุ้มค่าในการลงทุนซอฟแวร์ทำตามได้ง่าย ใช้ได้กับทุกแผนก

แอดมินเชื่อว่าทุกครั้งที่มีแผนกใดในบริษัทพบปัญหาในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นความยุ่งเหยิงของการจัดระบบ ระเบียบข้อมูล หรือ การทำงานซ้ำๆเดิมๆ ที่คอยบั่นทอนให้ไม่มีเวลาไปคิดหาพัฒนาโปรเจคใหม่ๆ หรือแม้กระทั่งอาจจะ “ไม่มีปัญหา” เลยก็ได้ เพราะว่าบริหารจัดการดี งานรูทีนก็คือไม่ได้แอ้ม

แต่ว่าบริษัทก็ต้องการการพัฒนาการเดินหน้าต่อ ดังนั้นการเดินหน้าทำสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งๆขึ้นไปอีกไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ หรือแม้แต่การลดต้นทุน จึงเป็นเรื่องที่ทุกบริษัทมองหา Best Practice เพื่อมาตอบโจทย์เรื่องนี้ และหนึ่งในคำตอบสำหรับเรื่องนี้ก็คือการมองซอฟแวร์ที่จะเข้ามาทำหน้าที่แทนมนุษย์

แต่การจะจัดซื้อหรือลงทุนซอฟแวร์สักอย่างหนึ่งนั้นใช่ว่าแผนกไหนนึกอยากจะซื้อก็ซื้อได้เลย ผู้บริหารก็คงจะไม่ได้อนุมัติจัดซื้อทุกโครงการอยู่แล้ว เพราะผู้บริหารก็อาจจะไม่น่ใจว่าซื้อมาแล้วจะเกิดประโยชน์กับองค์กรจริงๆหรือไม่ และอาจจะถึงกับต้องให้ทำรายงานสรุปเหตุและผล ที่มาที่ไป ความจำเป็น รวมไปถึงความคุ้มค่าในการลงทุน

ดังนั้นวันนี้ในฐานที่ SEE KPI ก็เป็นหนึ่งในซอฟแวร์ที่ต้องผ่านการพิจารณาจัดซื้อจากองค์กรไม่ก็ไม่น้อยเลยจะมาแชร์วิธีการคำนวณความคุ้มค่าในการลงทุนซอฟแวร์ เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ต้องซื้อซอฟแวร์ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล หรือฝ่ายผลิตที่ต้องมีซอฟแวร์บริหารจัดการและวางแผนการผลิต ได้ลองนำไปปรับใช้และไปนำเสนอผู้บริหารเพื่อที่ว่าเหตุผลในการจัดอนุมัติจัดซื้อจะได้มีน้ำหนักมากยิ่งขึ้น

โดยเทคนิคที่จะนำมาใช้คำนวณความคุ้มค่าในการลงทุนซอฟแวร์มีอยู่ด้วยกันหลายวิธี

1.Cost-Benefit analysis  

วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ของซอฟต์แวร์ใหม่กับผลประโยชน์ที่คาดหวัง ต้นทุนอาจรวมถึงราคาซอฟแวร์(กรณีเป็นแบบซื้อขาด) ค่าติดตั้ง ค่าฝึกอบรม และค่าบำรุงรักษา ประโยชน์ที่จะได้รับอาจจะเป็น ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น การลดข้อผิดพลาดให้น้อยลง ความพึงพอใจของพนักงานที่ดีขึ้น และผลผลิตที่เพิ่มขึ้น

วิธีคำนวณ Cost-Benefit Analysis

1. ระบุต้นทุนและผลประโยชน์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่จะลงทุน

2. ปริมาณต้นทุนและผลประโยชน์ตามขอบเขตที่เป็นไปได้

3. เปรียบเทียบต้นทุนและผลประโยชน์ที่ได้จากการคำนวณว่าโดยรวมเป็นบวกหรือเป็นลบ แล้วจึงพิจารณาการลงทุนอีกครั้ง

ตัวอย่างวิธีการคำนวณความคุ้มค่าโดยใช้วิธี Cost-Benefit Analysis Technique เพื่อประเมินว่าการลงทุนในซอฟแวร์ครั้งนี้คุ้มค่าหรือไม่

ต้นทุน

ราคาซอฟแวร์(กรณีซื้อขาด) : 1,000,000 บาท

ค่าติดตั้ง: ฟรี

ค่าฝึกอบรมการใช้งาน : ครั้งแรก ฟรี ครั้งต่อไปครั้งละ 10,000 บาท

ค่าบำรุงรักษา : 15% ของราคาซื้อขาดซอฟแวร์ ต่อปี ในที่นี้จะเท่ากับ 150,000 บาท

ประโยชน์ที่ได้รับ

เพิ่มประสิทธิภาพ(ลดต้นทุน) : 200,000 บาทต่อปี (เกี่ยวข้องกับการใช้ทรัพยากรเท่าเดิม แต่คุณภาพดีขึ้น หรือใช้ทรัพยากรน้อยลง แต่ยังคงคุณภาพหรือมาตรฐานเดิมไว้)

ลดข้อผิดพลาด คิดเป็นมูลค่า  100,000 บาท ต่อปี (ลองจินตนาการว่าข้อผิดพลาด 1 ครั้งคิดเป็นมูลค่าประมาณเท่าใด)

เพิ่มระดับความพึงพอใจของพนักงาน คิดเป็นมูลค่า  50,000 บาทต่อปี (เมื่อพนักงานมีความพึงพอใจก็ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น

เพิ่มผลผลิต : 300,000 บาทต่อปี

มูลค่าของประโยชน์รวมที่จะได้รับ = ประโยชน์ที่ได้รับ – ต้นทุนค่าใช้จ่าย

ปีที่ 1 [200,000 + 100,000 + 300,000 ] – 1,000,000 = -400,000 บาท

จะเห็นว่าการลงทุนในปีแรกอาจจะยังติดลบ แต่จะเริ่มคืนทุนในปีถัดๆไป ตามหลักการทางบัญชีที่คิดค่าเสื่อมอยู่ที่ปีละ 10% ตามประมวลรัษฎากร อ้างอิงจาก บทความ “ซื้อ Software มาใช้ในกิจการบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์“

ดังนั้นในปีที่ 2 สมมติให้ซอฟแวร์ตัวนี้ยังสามารถสร้างประโยชน์ที่ได้รับให้กับองค์กรในอัตราเท่าเดิมจะได้ว่า

ปีที่ 2 [200,000 + 100,000 + 300,000 ] – 900,000 = -300,000 บาท

.

.

.

ปีที่ 6 [200,000 + 100,000 + 300,000 ] – 500,000 = +100,000 บาท

จะเห็นได้ว่าการลงทุนในซอฟแวร์ครั้งนี้จะทำให้บริษัทมีกำไรทางบัญชีได้ในปีที่ 6 ทั้งนี้ตัวอย่างนี้เป็นเพียงการยกตัวอย่างสมมติ ในชีวิตจริงจำนวนเงินที่ซอฟแวร์จะสามารถสร้างประโยชน์ให้บริษัทอาจจะมากหรือน้อยกว่านี้ได้ ตามวิธีการและดุลยพินิจของแต่ละบริษัทหรือแต่ละอุตสาหกรรม

2.Return on investment (ROI) analysis

วิธีนี้เป็นรูปแบบการวิเคราะห์ต้นทุนและประโยชน์ที่ได้รับ ที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งการจะคำนวณ ROI ของการลงทุน จะคำนวณโดยการหารผลประโยชน์สุทธิของการลงทุนด้วยต้นทุนของการลงทุน ROI ที่เป็นบวกบ่งชี้ว่าการลงทุนนั้นคาดว่าจะสร้างผลกำไร

วิธีคำนวณ ROI

1. คำนวณผลประโยชน์สุทธิของการลงทุนโดยการลบต้นทุนออกจากผลประโยชน์

2. หารผลประโยชน์สุทธิด้วยต้นทุนการลงทุนเพื่อคำนวณ ROI

3. เปรียบเทียบ ROI กับเกณฑ์มาตรฐานเพื่อพิจารณาว่าสมเหตุสมผลหรือไม่

สูตรคำนวณ ROI

ROI = [ (ประโยชน์ที่ได้รับ[เป็นตัวเลข] – ต้นทุนซอฟแวร์ที่ลงทุนไป) / ต้นทุนซอฟแวร์ที่ลงทุนไป ] x 100

จากตัวอย่างข้างต้นจะได้ว่า [(600,000 / 1,000,000)] x 100 = 60%

จะเห็นว่าถ้ามองในมุมมองผลตอบแทนต่อการลงทุนจะมองว่า เราลงทุนไป 1 ล้านบาท ได้ผลตอบแทนกลับมาถึงปีละ 6แสนบาท เท่ากับว่า ในมุมมองทางการลงทุน การซื้อซอฟแวร์จะคืนทุนภายในระยะเวลาเพียงแค่ 2 ปีเท่านั้น

แต่ข้อจำกัดและความยากของการประเมินโดยใช้วิธี Cost-Benefit และ ROI คือการประมาณการตัวเลขในประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับในเชิงคุณภาพ ยกตัวอย่างเช่น ความพึงพอใจของพนักงานที่สูงขึ้น ในบางครั้งก็เป็นการยากที่จะประเมินว่า เมื่อพนักงานพอใจเพิ่มมากขึ้น สิ่งนี้มูลค่าเท่าใด ถ้าเราคิดเข้าข้างตัวเองมากเกินไปแน่นอนว่า การลงทุนก็น่าจะมีโอกาสคุ้ม แต่ในบางครั้งจะพบว่า การที่พนักงานที่ไม่ได้มีความถนัดในเทคโนโลยีต้องมาใช้เทคโนโลยีใหม่และซับซ้อนกว่าเดิม อาจจะทำให้งานที่ต้องผ่านพนักงานคนนั้นมีความล่าช้าลงไปกว่าเดิมก็เป็นไปได้

3.Needs Assessment

วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการดำเนินการสำรวจหรือสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับการลงทุนในซอฟแวร์ เพื่อระบุความต้องการและข้อกำหนด(ต้องมีอะไรหรือต้องไม่มีอะไร) สำหรับซอฟต์แวร์ใหม่ การประเมินความต้องการควรระบุปัญหาเฉพาะที่ซอฟต์แวร์ใหม่คาดว่าจะเข้ามาแก้ไขและประโยชน์เฉพาะที่คาดว่าจะได้รับ

วิธีการประเมินแบบ Needs Assessment

1. พัฒนาแบบสำรวจหรือคำถามสัมภาษณ์เพื่อประเมินความต้องการของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

2. ดำเนินการสำรวจหรือสัมภาษณ์

3. วิเคราะห์ผลการสำรวจหรือการสัมภาษณ์เพื่อระบุความต้องการและข้อกำหนดที่สำคัญที่สุด

4. ใช้ผลการประเมินความต้องการเพื่อพัฒนาชุดเกณฑ์สำหรับการประเมินผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ HR ที่มีศักยภาพ

4. Software Comparison

วิธีนี้คือการเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติ (Features) ที่แตกต่างกันเพื่อระบุผลิตภัณฑ์ที่ตรงกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด การเปรียบเทียบควรรวมถึงปัจจัยต่างๆ เข้ามาในการประเมินด้วย เช่น คุณลักษณะ ฟังก์ชันการทำงาน ราคา และความสะดวกและความง่ายในการใช้งาน

วิธีการประเมินแบบ Software Comparison

1. ระบุรายชื่อซอฟต์แวร์ที่ผ่านการคัดเบื้องต้น

2. สร้างเมทริกซ์การเปรียบเทียบเพื่อเปรียบเทียบซอฟแวร์ ตามเกณฑ์ที่องค์กรของคุณให้ความสำคัญ

3. ประเมินผลิตภัณฑ์แต่ละรายการและให้คะแนนในแต่ละเกณฑ์

4. เลือกสินค้าที่มีคะแนนรวมสูงสุด

5. Pilot Test

วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่กับผู้ที่เกี่ยวข้องกลุ่มเล็กๆ ก่อนที่จะนำไปใช้กับทั้งองค์กร การทดสอบนำร่องสามารถช่วยระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับซอฟต์แวร์และเพื่อให้แน่ใจว่าจะตรงตามความต้องการของผู้ใช้ การประเมินเรื่องนี้จะคล้ายกับการขอใช้ซอฟแวร์เวอร์ชั่นทดลองใช้ หรือ Trial Version หรือ Demo ตามแต่จะเรียก ที่โดยปกติบริษัทซอฟแวร์จะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถทดลองนำซอฟแวร์ไปใช้ได้โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเป็นระยะเวลาตั้งแต่ 7 วันไปจนถึง 60 วันแล้วแต่กรณีไป

วิธีประเมินแบบ Pilot Test

1. เลือกตัวแทนจากกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มเล็กๆ เพื่อเข้าร่วมการทดสอบนำร่อง

2. จัดให้มีการฝึกอบรมวิธีใช้งานซอฟแวร์ให้แก่ผู้เข้าร่วม

3. ให้เวลาผู้เข้าร่วมในการใช้ซอฟต์แวร์และให้ข้อเสนอแนะ

4. วิเคราะห์ความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมเพื่อระบุปัญหาที่เกิดขึ้นจากการใช้งานซอฟต์แวร์

5. หากมีฟังก์ชั่นการทำงานบางอย่างขัดกับหลักการทำงานขององค์กร ควรแจ้งให้บริษัทผู้ผลิตทราบ (กรณีเป็นซอฟแวร์แบบปรับเปลี่ยนได้ตามผู้ใช้ [Customized Software] ) ให้ทำการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดที่จำเป็นก่อนที่จะนำไปใช้กับทั้งองค์กร

6. Vendor Evaluation

วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการประเมินผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ การประเมินควรรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ชื่อเสียงของผู้ขาย ประสบการณ์ และความสามารถในการสนับสนุน ซึ่งวิธีการประเมิน Vendor มักจะเข้ามามีบทบาทในช่วงที่องค์กรได้คำนวณความคุ้มค่าจากการลงทุนในซอฟแวร์แล้ว หรือแม้แต่ทำ Pilot Test ไปแล้ว จนมาถึงกระบวนการเลือกว่าจะเลือกผู้ให้บริการเจ้าไหน ที่ชนะในการแข่งขันครั้งนี้ โดยอาจจะกำหนดเงื่อนไขไว้ว่า ต้องตรงกับความต้องการของธุรกิจ ต้องมีราคาที่ไม่สูงจนเกินไป หรือต้องการบริการหลังการขายโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเป็นระยะเวลา 2 ปี ทั้งนี้ก็แล้วแต่ข้อกำหนดของแต่ละองค์กร

วิธีประเมินแบบ Vendor Evaluation

1. ศึกษาชื่อเสียงและประวัติการทำงานของผู้ให้บริการซอฟแวร์

2. ขอข้อมูลจากองค์กรอื่นที่เคยใช้ซอฟต์แวร์ของผู้ให้บริการแต่ละราย

3. ประเมินความสามารถในการสนับสนุนของผู้ให้บริการ

4. เลือกผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียง ประสบการณ์ และความสามารถในการสนับสนุนที่ดี หรืออาจจะพิจารณาจากปัจจัยอื่นๆร่วมด้วยเช่น ราคา ค่าบริการฝึกอบรม

นอกจากเทคนิคและวิธีการเหล่านี้แล้ว การพิจารณาปัจจัยดังต่อไปนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญในการประเมินว่าจะลงทุนในซอฟต์แวร์หรือไม่

ขนาดและความซับซ้อนขององค์กร

ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่และซับซ้อนมากเท่าใด ยิ่งมีแนวโน้มที่จะได้รับประโยชน์จากเทคโนโลยีมากขึ้นเท่านั้น เพราะการลงทุนหนึ่งครั้ง บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากซอฟแวร์ได้ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร อันจะเป็นการได้รับประโยชน์โดยถ้วนทั่วกันทุกฝ่าย

สถานการณ์ของการแข่งขัน

หากประเมินแล้วว่าการแข่งขันในอุตสาหกรรมที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่ คู่แข่งของเรามีการลงทุนในเทคโนโลยีเพื่อทำให้ได้ต้นทุนที่ต่ำกว่า และให้บริการลูกค้าได้ดีกว่า การพิจารณาลงทุนในซอฟแวร์ก็อาจเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

งบประมาณขององค์กร

ต้นทุนของซอฟต์แวร์ HR ใหม่อาจแตกต่างกันอย่างมาก ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดสรรงบประมาณตามนั้น

การสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง

หากผู้บริหารระดับสูงไม่สนับสนุนการลงทุนก็ไม่น่าจะประสบความสำเร็จ

ในกระบวนการเลือกว่าจะลงทุนในเทคโนโลยีประเภทวอฟแวร์ดีหรือไม่ บางครั้งคุณอาจจะใช้วิธีการประเมินร่วมกันหลายวิธีเพื่อให้มั่นใจการลงทุนครั้งนี้เป็นการลงทุนที่เข้ามาช่วยแก้ปัญหา หรือเพิ่มความได้เปรียบในเรื่องของต้นทุนทางธุรกิจ มิเช่นนั้นแล้ว การที่ผู้บริหารจะอนุมัติก็คงจะเป็นเรื่องที่ยาก

แถมอีกนิดอาจจะมีหลายคนสงสัยว่า “ลงทุนในเทคโนโลยี หรือ เครื่องจักร จะสามารถช่วยประหยัดต้นทุนได้อย่างไร”

การจะทราบว่าการที่เราลงทุนในเทคโนโลยีอะไรสักอย่างจะสามารถช่วยประหยัดต้นทุนการผลิตไปได้เท่าใดนั้น เราต้องทราบปัจจัยหลัก 2 ปัจจัยด้วยกัน

ต้นทุนการลงทุน หมายถึง ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องใช้ในการลงทุนในเทคโนโลยี เช่น ค่าซื้ออุปกรณ์ ค่าติดตั้ง ค่าบำรุงรักษา เป็นต้น

การประหยัดต้นทุน หมายถึง ปริมาณต้นทุนที่ประหยัดได้จากการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เช่น ต้นทุนแรงงาน ต้นทุนวัสดุ ต้นทุนพลังงาน เป็นต้น

เราสามารถคำนวณการประหยัดต้นทุนการผลิตได้ตามสูตรดังนี้

การประหยัดต้นทุนการผลิต = (ต้นทุนการลงทุน – การประหยัดต้นทุน) / ต้นทุนการลงทุน

ตัวอย่างเช่น โรงงานผลิตรถยนต์แห่งหนึ่งลงทุนซื้อเครื่องจักรอัตโนมัติเพื่อประกอบชิ้นส่วนรถยนต์ ต้นทุนการลงทุนอยู่ที่ 10 ล้านบาท เครื่องจักรอัตโนมัติช่วยให้สามารถประหยัดแรงงานคนได้ 10 คน โดยค่าจ้างแรงงานคนอยู่ที่ 50,000 บาทต่อคนต่อเดือน ต้นทุนแรงงานที่ประหยัดได้อยู่ที่ 6 ล้านบาทต่อปี

ดังนั้น การประหยัดต้นทุนการผลิตของโรงงานแห่งนี้จะอยู่ที่ 6 ล้านบาทต่อปี คิดเป็น 60% ของต้นทุนการลงทุน

ในการประมาณการการประหยัดต้นทุนการผลิตนั้น เราจำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุนการลงทุนและปริมาณการประหยัดต้นทุนที่คาดว่าจะได้รับ ซึ่งเราสามารถหาข้อมูลเหล่านี้ได้จากการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ (Feasibility Study) หรือจากประสบการณ์ขององค์กรอื่นที่ลงทุนในเทคโนโลยีประเภทเดียวกัน

ต่อไปนี้เป็นแนวทางในการประมาณการการประหยัดต้นทุนการผลิต

1. ระบุต้นทุนการลงทุนทั้งหมดที่ต้องใช้ในการลงทุนในเทคโนโลยี

2. ระบุปริมาณการประหยัดต้นทุนที่คาดว่าจะได้รับ

3. คำนวณการประหยัดต้นทุนการผลิตตามสูตรที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น

การประมาณการการประหยัดต้นทุนการผลิตอย่างรอบคอบจะช่วยให้เราตัดสินใจได้ว่าการลงทุนในเทคโนโลยีนั้นคุ้มค่าหรือไม่