หลายคนอาจไม่รู้ การตั้ง KPI มีประโยชน์มากกว่าที่คิด

ในการวิ่งเรามีเส้นชัยเป็นเป้าหมาย โดยมีหลักกิโลคอยบอกว่าเราวิ่งมาแล้วกี่กิโล และมีแผนที่หรือลูกศรคอยชี้บอกให้เราว่าต้องไปทางไหน เช่นกันกับในการทำงานเรามีเป้าหมายสูงสุดคือเป้าหมายขององค์กรที่เปรียบเสมือนเส้นชัยบอกให้รู้ว่าเราจะต้องเดินไปที่ไหน และมี KPI เป็นตัวคอยบอกว่าองค์กรได้ดำเนินมาได้ไกลเท่าใดและในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่

จากตัวอย่างที่ยกไปจะเห็นว่า KPI ไม่ใช่แค่เครื่องมือที่เอาไว้วัดแค่ตอนจะขึ้นเงินเดือน เลื่อนตำแหน่ง หรือแจกโบนัสเท่านั้น เพราะในบทความที่ผ่านมาเราเคยนำเสนอวิธีการตั้ง KPI ที่ดีว่าต้องมีความสอดคล้องกับเป้าหมายและวิสัยทัศน์ขององค์กรด้วย มิเช่นนั้้นก็ไม่ต่างอะไรกับการที่ทุกฝ่ายในองค์กรต่างแบ่งกันทำงานไปคนละอย่าง โดยที่ไม่ได้มีเป้าหมายสูงสุดร่วมกัน แบบนี้องค์กรย่ำอยู่กับที่ไม่ไปไหนแน่นอน

แต่นอกจาก KPI จะมีไว้เพื่อชี้วัดความสำเร็จขององค์กรแล้วยังมีประโยชน์อีกหลายอย่างที่องค์กรจะได้รับจากการทำตั้งตัวชี้วัด หรือ KPI ที่ถูกต้อง ในบทความนี้เราจะพาผู้อ่านไปดูว่าประโยชน์อื่นๆของการตั้ง KPI นั้นมีอะไรบ้าง

ประเมินความคืบหน้า

KPI ช่วยให้องค์กรวัดความคืบหน้าของการดำเนินงานของบริษัทต่อเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะ KPI ทำหน้าที่เป็นวิธีการเชิงปริมาณ(เป็นตัวเลขที่วัดได้) ในการประเมินว่าบริษัทดำเนินงานได้ดีเพียงใดเมื่อเทียบกับเป้าหมาย

ช่วยให้องค์กรมุ่งเน้นทำแต่เรื่องที่สำคัญ

KPI ช่วยให้องค์กรระบุและกำหนดลำดับความสำคัญของปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญที่สุดขององค์กร โดยการติดตามเมทริกสำคัญ ธุรกิจสามารถมุ่งเน้นทรัพยากรและความพยายามไปยังงานที่มีผลกระทบต่อประสิทธิภาพและกลยุทธ์ขององค์กรมากที่สุด

การตัดสินใจเชิงข้อมูล (Data-Driven Decision Making)

การประเมินโดยใช้ KPI นั้นให้ข้อมูลเชิงลึก ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและทันท่วงทีมากขึ้นโดยอาศัย KPI เป็นพื้นฐานในการประเมินสถานะปัจจุบันขององค์กร

ติดตามประสิทธิภาพ

KPI เป็นหน่วยวัดที่ต้องมีการติดตามประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา การประเมินอย่างต่อเนื่องช่วยให้องค์กรระบุแนวโน้ม ความผิดปกติ และเรื่องที่ต้องปรับปรุงก่อนหรือหลัง หรือเร่งด่วนได้

ส่งเสริมความรับผิดชอบต่อเป้าหมาย

KPI ช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบในทุกระดับขององค์กร เมื่อบุคคลหรือทีมงานรับผิดชอบต่อ KPI ที่เฉพาะเจาะจง แปลว่าพวกเขามีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทและหน้าที่ของตนเองในการช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย

KPI เป็นภาษากลางสื่อสารการทำงาน

KPI เปรียบเสมือนภาษากลางในการสื่อสารการทำงานระหว่างหน่วยงานในองค์กร เหมือนกับฝ่ายบัญชีที่มีงบต่างๆ ออกมาเพื่อเป็นภาษากลางในการสื่อสารสถานะของบริษัททั้งงบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด โดย KPI ช่วยจัดตำแหน่งแผนกและทีมงานต่างๆ โดยรับประกันว่าทุกคนเข้าใจเป้าหมายโดยรวมและการมีส่วนร่วมของตนเองต่อเป้าหมายเหล่านั้น

KPI เป็นตัวเปรียบเทียบมาตรฐาน

องค์กรสามารถใช้ KPI เพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพขององค์กรกับเกณฑ์มาตรฐานของคู่แข่งในอุตสาหกรรมเดียวกันได้ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ด้านการดำเนินงานได้

ช่วยจัดสรรและบริหารทรัพยากร

ข้อนี้เป็นประโยชน์ที่สำคัญ เพราะ KPI ช่วยให้องค์กรสามารถจัดสรรทรัพยากรอย่างงบประมาณ เวลา และบุคลากรไปทำงานที่มีความสำคัญและมีผลกระทบมากที่สุดต่อการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ(ใช้ทรัพยากรน้อยแต่ได้ผลลัพธ์มาก)

เสริมสร้างแรงจูงใจและการมีส่วนร่วม

KPI ที่ชัดเจนและวัดผลได้สามารถช่วยกระตุ้นพนักงานได้ เมื่อพนักงานเข้าใจการมีส่วนร่วมของตนเองที่มีต่อ KPI และเห็นความคืบหน้าของความสำเร็จในงานที่ตนเองกำลังทำผ่านมาตรวัดอย่าง KPI ก็จะช่วยเพิ่มความพึงพอในงานและการมีส่วนร่วมกับองค์

ส่งเสริมวัฒนธรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

รู้หรือไม่ว่า การตั้ง KPI เป็นการสนับสนุนวัฒนธรรมการปรับปรุงผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง(Continนous Improvement)อย่างหนึ่ง โดยการทบทวนและปรับปรุง KPI เป็นประจำตามข้อมูลประสิทธิภาพ จะทำให้องค์กรสามารถระบุโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพและนวัตกรรมได้

ช่วยการจัดการความเสี่ยง

หลายคนที่เคยได้ยินเรื่องการบริหารความเสี่ยงองค์กรอาจจะเคยได้ยิน KPI ของความเสี่ยงที่จริงๆจะเรียกว่า KRI(Key Risk Indicator) ซึ่งเป็นการระบุความเสี่ยงที่สำคัญที่มีผลกระทบต่อการดำเนินงานของค์กร แต่ผู้บริหารสามารถใช้ KPI ธรรมดาๆนี่แหละ ทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้เตือนล่วงหน้าสำหรับปัญหาหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะความเสี่ยงด้านการปฏิบัติงาน หาก KPI ด้านผลการปฏิบัติงานที่ส่งเสริมกลยุทธ์องค์กรบางข้อเริ่มเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายที่ต้องการแล้วล่ะก็นี่อาจเป็นสัญญาณเตือนว่าถ้าไม่ทำอะไร องค์กรอาจไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ในกรอบเวลาที่กำหนดก็เป็นได้

เมื่อรู้อย่างนี้แล้ว ทำไมเราจะไม่รักการตั้ง KPI ที่ดีกันล่ะ เพราะนอกจากจะเป็นเทริกซ์ที่สำคัญกับการวัดผลความคืบหน้าขององค์กรแล้ว ยังช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการเรื่องการดำเนินงานทั้งหมดโดยมีหลักมีเกณฑ์คอยยึด เปรียบเสมือนได้กับเข็มทิศที่จะช่วยชี้ให้องค์กรเห็นถึงปลายทางที่องค์กรอยากไปในหนทางข้างหน้า

องค์กรไหนที่กำลังมองหาโซลูชั่นในการบริหารจัดการ KPI ที่เป็นระบบจับต้องได้ สามารถติดตามผลการดำเนินงานและการปรับปรุงผลการปฏิบัติงานได้แบบ Real-Time 360 องศา ทั้งองค์กร SEE KPI คือคำตอบของการประเมินผลการปฏิบัติงานในมิติใหม่ ที่ไม่ใช่แค่จะเข้ามาช่วยให้งานของฝ่ายบุคคลง่ายขึ้น เป็นระบบขึ้น แต่ยังทำให้องค์กรโดยเฉพาะในมุมของผู้บริหารสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดได้จริง สนใจนัดหมายสาธิตการใช้งานได้ที่ Line OA @seekpi