HR หลายคนได้รับมอบหมายให้เป็นคนกลางในการจัดทำแบบประเมินผลงานของพนักงาน และผู้บริหาร โดยส่วนใหญ่มักจะมีรอบการประเมิน 1 – 2 รอบต่อปี ทั้งนี้โดยส่วนใหญ่แล้วก็เพื่อขึ้นเงินเดือนหรือเลื่อนตำแหน่งในกรณีที่มีผลการปฏิบัติงานเป็นที่น่าพึงพอใจ แต่รู้หรือไม่ว่าเราทำสิ่งนี้ซ้ำๆกันในแต่ละปี แต่พนักงานขององค์กรโดยเฉพาะพนักงานที่เก่ง หรือศัพท์ HR เรียกว่า Talent ก็อาจจะรู้สึกถึงความไม่ท้าทายเพราะไม่มีเป้าหมายอะไรที่ท้าทายความสามารถ หรือแม้แต่พนักงานที่ผลงานไม่ดีแต่ด้วยอยู่กับองค์กรมานานก้ไม่ได้รับการขัดเกลาความสามารถให้อยู่ในกระแสของการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันที่รุนแรงขึ้นทุกวัน
ดังนั้นเมื่อประเมิน KPI เสร็จแล้ว สิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงคือการดำเนินการตามผลลัพธ์ที่ได้ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ในบทความนี้เราจะมาดูกันว่าวิธีปฏิบัติที่จะช่วยให้งานของ HR ที่ไม่ใช่แค่รวบรวมแบบประเมินเพื่อนำเสนอผู้บริหารแล้วผ่านไปนั้นเป็นอย่างไร
ขั้นตอนที่ควรทำหลังจากประเมิน KPI มีดังนี้
1.วิเคราะห์ผลลัพธ์
ขั้นตอนแรกคือการวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้ เพื่อดูว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ หากผลลัพธ์ต่ำกว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้ แสดงว่าจำเป็นต้องดำเนินการปรับปรุง
2.ระบุสาเหตุของปัญหา
เมื่อทราบแล้วว่าผลลัพธ์ต่ำกว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้ ขั้นตอนต่อไปคือระบุสาเหตุของปัญหา เพื่อหาแนวทางในการปรับปรุง
สาเหตุของปัญหาเกิดขึ้นจากปัจจัยหลายประการ เช่น
- เป้าหมายที่ตั้งไว้ไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ทำให้ความรู้และทักษะของพนักงานที่เคยคิดว่าเพียงพอกลับไม่สามารถบรรลุเป้าหหมายที่องค์กรตั้งไว้ได้
- กลยุทธ์หรือแผนการดำเนินงานไม่มีประสิทธิภาพ เรื่องนี้อาจทำให้พนักงานหลงทางเปรียบเสมือนเรือที่ไม่มีเข็มทิศ พอผลการประเมินออกมาจึงเหมือนคนที่ไปผิดที่ผิดทาง
- พนักงานขาดทักษะหรือความรู้ที่จำเป็น เรื่องนี้เป็นเรื่อวที่ผู้บริหารระดับต้นรวมถึง HR ที่ใกล้ชิดกับพนักงานต้องคอยสอบถามถึงความเข้าใจหรือทักษะของพนักงานอาจจะมีการทำแบบทดสอบในเรื่องของทักษะความรู้พื้นฐานในเรื่องนั้นๆ รวมไปถึงแบบทดสอบที่เป็นการประยุกต์เอาความรู้มาใช้แก้ปัญหาในงาน
- อุปสรรคในการทำงาน บางครั้งอาจจะเป็นเรื่องเครื่องไม้เครื่องมือ บางครั้งเป็นเรื่องของการสนับสนุนในเชิงนโยบาย เรื่องนี้ผู้มีอำนาจในองค์กรอาจจะต้องคอยตรวจตราไม่ให้บกพร่อง
3.จัดทำแผนปรับปรุง
เมื่อระบุสาเหตุของปัญหาได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือจัดทำแผนปรับปรุง เพื่อแก้ไขปัญหาและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
แผนปรับปรุงควรระบุแนวทางในการปรับปรุงอย่างชัดเจน รวมถึงกำหนดระยะเวลาในการดำเนินการ และกำหนดตัวชี้วัดสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จ(KPI) โดยในเรื่องนี้อาจนำเอากรอบการทำงานอย่าง SMART มาใช้ร่วมด้วยก็ได้
4.ดำเนินการตามแผนปรับปรุง
เมื่อจัดทำแผนปรับปรุงแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือดำเนินการตามแผนอย่างจริงจัง เพื่อให้พนักงานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
5.ติดตามและประเมินผล
ขั้นตอนสุดท้ายคือติดตามและประเมินผลการดำเนินงาน เพื่อดูว่าแผนปรับปรุงมีประสิทธิภาพหรือไม่ และหากจำเป็นต้องมีการปรับปรุงเพิ่มเติม
เมื่อเรารู้เช่นนี้แล้วในฐานะ HR หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องคงนิ่งเฉยไม่ได้หากอยากเห็นองค์กรเดินไปข้างหน้า โดยสิ่งหนึ่งที่สำคัญและขาดไปเสียไม่ได้คือเครื่องมือในการวัดว่าพนักงานคนนั้นทำกลังอยู่ในเส้นทางหรือกำลังทำในสิ่งที่เป็นเป้าหมายขององค์กรอยู่หรือไม่เรื่องนี้ผู้เขียนแนะนำว่าให้นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจะดีกว่าการทำแบบ manual ที่ติดตามผลต่างๆได้ยากลำบาก และอาจทำให้งานของ HR ที่ออกมาไม่มีประสิทธิภาพ
สำหรับ HR หรือผู้บริหารท่านใดที่มองว่าเรื่องของการพัฒนาคน หรือ พัฒนาผลงานของพนักงานทุกคนในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญเราสนับสนุนให้คุณแอดไลน์มาคุยกับเราที่ @seekpi เพื่อรับคำปรึกษาดีๆพร้อมได้รับการแนะนำเครื่องที่มีประสิทธิภาพ เพื่อใช้ในการพัฒนาและดึงศักยภาพของพนักงานในองค์กรออกมาอย่างเต็มที่ที่สุด