การกำหนด kpi – 6 ประเด็นที่ทำให้การทำ KPI ไม่ประสบผลสำเร็จ | หลายๆองค์กรที่ประสบปัญหา ทำ KPI แล้วไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และทำให้รู้สึกเสียเวลา ไม่คุ้มค่ากับการทำงาน โดยบทความนี้จะนำเสนอ 6 ประเด็นหลักๆที่มักจะทำให้การทำ KPI ไม่ประสบผลสำเร็จมานำเสนอเพื่อเป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาดังกล่าวกันครับ
1. กำหนด KPI ไม่ถูกต้อง
การกำหนด KPI ที่ดีควรจะกำหนดตามหลัก SMART Objectives (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely)
การกำหนด KPI ให้เป็นให้ไปในรูปแบบหรือทิศทางเดียวกันเป็นสิ่งที่ดี แต่ ในแต่ละ KPI จะต้องระบุถึงเอกลักษณ์และเป้าหมายที่ชัดเจน และควรอยู่ในกรอบความสามารถในการทำงานที่สามารถทำได้
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในการกำหนด KPI คือ การกำหนด KPI โดยไม่ได้รับข้อเสนอแนะจากภายนอก ไม่ว่าจะเป็นลูกน้อง หรือหน่วยงานในส่วนอื่นๆ นอกจากนั้น KPI ควรเป็นที่รู้จักและสามารถนำมาสื่อสารได้อย่างถูกต้องทั้งในและนอกหน่วยงานหรือส่วนอื่นๆในองค์กร และแน่นอนการบรรลุเป้าหมาย KPI ของคุณควรมีผลที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ในเชิงธุรกิจ
2. ขาดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน
เมื่อคุณได้กำหนดเป้าหมายของ KPI ไปแล้ว และนั่นจะส่งผลถึงเป้าหมายขององค์กรที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ แต่ ใครละคือผู้รับผิดชอบส่งเหล่านี้
KPI แต่ละตัวที่คุณกำหนดจำเป็นต้องมีเจ้าของหรือผู้รับมอบหมาย นอกจากนั้นยังต้องมีผู้ที่ที่รับผิดชอบในการติดตามผลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของ KPI อีกด้วย เพราะ KPI จำเป็นต้องมีการดูแลและปรับปรุงอยู่เสมอ
เมื่อมีการกำหนด KPI โปรดตรวจสอบให้ดีว่าคุณได้กำหนดเจ้าของและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนแล้ว เพราะถ้าผลการปฏิบัติงานของบุคคลที่เชื่อมโยงกับ KPI นั้นดียิ่งขึ้น นั่นจะเป็นการกระตุ้นให้เกิดผลสัมฤทธิ์ที่ดีของ KPI ต่อๆ ไป
3. ไม่สามารถทำได้จริง
“คุณจะต้องมีรายได้เพิ่มขึ้นเป็น 50 ล้านบาทในปีนี้! ฟังดูดีใช่ไหม?”
แต่ถ้าตอนนี้คุณมีรายได้อยู่เพียง 5 ล้านบาทต่อปี นั่นอาจเป็นการกำหนด KPI ที่ล้มเหลว
วิธีที่ดีที่สุดในการกำหนด KPI คือการเชื่อมโยงเป้าหมายที่ต้องการกับกรอบเวลา เช่น จะต้องมีรายได้เพิ่มขึ้นเป็น 50 ล้านบาทคุณควรแบ่งเป้าหมายออกเป็นรายเดือนและรายปี ซึ่งจะช่วยให้ติดตามความคืบหน้าและดำเนินการปรับปรุงแก้ไขได้อย่างต่อเนื่อง เพราะแท้จริงแล้วการทำให้ทีมและธุรกิจของคุณมีเป้าหมายในระยะสั้นซึ่งสามารถทำได้จริง จะเป็นเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย KPI ประจำปี
4. ขาดความเฉพาะเจาะจง
“หากคุณเป็นนักวิ่งที่รักในการท้าทายตัวเองและต้องการวิ่งให้เร็วขึ้นหรือนานขึ้นกว่าที่เคย”
“ถ้าคุณตั้งเป้าหมายว่าคุณจะวิ่งให้เร็วขึ้น คุณจะไม่มีวันประสบผลสำเร็จ”
แต่หากคุณระบุเป้าหมายอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการวิ่งให้เร็วกว่าเดิมในระยะ 5 กิโลเมตรและบอกว่าต้องการวิ่งให้ได้ 5 กิโลเมตร ภายใน 30 นาที นั่นจะทำให้คุณสามารถวิ่งให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้เพราะหากคุณกำหนด
KPI ที่ไม่ระบุให้เฉพาะเจาะจงว่าจะต้องทำอะไรที่ไหนเท่าไหร่อย่างไร ผู้รับมอบหมาย KPI ก็จะไม่สามารถทำงานให้ตรงตามเป้ามายที่ต้องการได้ ผู้รับผิดชอบเองก็ไม่สามารถวัดผลและปรับปรุง KPI ให้ดีขึ้นได้เช่นกัน
5. วัดผลได้ยาก
สาเหตุส่วนใหญ่ KPI ล้มเหลวเนื่องจาก KPI ที่วัดผลได้ยาก KPIs จะต้องผสมผสานระหว่าง ข้อมูล, วัตถุประสงค์ทางธุรกิจและเป้าหมายเพื่อทำหน้าที่เป็นแนวทางสู่ความสำเร็จโดยไม่แยกสิ่งเหล่านี้ออกจากกัน มิเช่นนั้น KPI ของคุณจะกลายเป็นแค่นามธรรมและแนวความคิด ดังนั้นคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถวัดและติดตาม KPI ของคุณได้ตลอดเวลา
ตัวอย่าง หากต้องการที่จะวัดผล “ประสบความสำเร็จในการเป็นผู้มีอิทธิพลต่อแฟชั่นโดยสื่อสังคมออนไลน์” เราอาจวัดผลได้จากความเชื่อถือของนักการตลาดออนไลน์ เช่นการกล่าวถึงบนสื่อออนไลน์ อย่างไรก็ตามการวัดผลนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย การติดตามผลของการกล่าวถึง เช่น Hashtag หรือการ Reference Link ไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นการกล่าวถึงในเชิงบวกหรือลบ เป็นต้น
6. ขาดแรงจูงใจ
“ทำ KPI ไปทำไม่ เสียเวลาทำงาน!”
ประโยคเหล่านี้น่าจะผ่านหูผ่านตาผู้ที่เคยทำ KPI มาบ้างไม่มากก็น้อย ทั้งผู้มอบหมายและผู้รับมอบหมาย นี่เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้การทำ KPI นั้นล้มเหลว แน่นอน หากคุณไม่สร้างแรงจูงใจให้กับผู้ปฏิบัติงาน คุณก็จะไม่ได้งาน ใครละจะมาทำงานให้คุณฟรีๆ
แต่หากคุณลองเพิ่มหรือประกาศเกณฑ์การวัดผลที่ชัดเจนว่าหากทำได้ตามเกณฑ์ต่างๆแล้ว จะได้รับผลตอบแทนอย่างไรและควรเป็นเกณฑ์ที่เหมาะสมไม่ควรเป็นเกณฑ์ที่ทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่มีทางทำได้ หรือทำได้แล้วไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้มากกว่านี้ ในทางเดียวกันควรระบุเกณฑ์ที่จะต้องมีการทำโทษด้วยเช่นกัน เช่น หากทำยอดขายได้ต่ำกว่า 1 ล้านบาทต่อปี จะลดค่าคอมมิชชั่นลง 5% และไม่ได้รับโบนัสปลายปี หากทำยอดขายได้มากกว่า 3 ล้านบาทต่อปี จะได้รับโบนัสปลายปี เพิ่มขึ้น 5% และหากทำยอดขายได้มากกว่า 5 ล้านบาทต่อปี ในทุกๆ 1 ล้านบาทจะได้รับโบนัสปลายปีเพิ่มขึ้นอีก 2% เป็นต้น